Miért jöttél ma be?

Ha Ön cégvezető, szánjon néhány percet arra, hogy elvégez egy gyors felmérést az alkalmazottak között. Kérdezze meg egyik reggel a kollégákat, hogy ma miért jöttek be. Tudják? Mit válaszolnak? Kik tudják reggel, hogy milyen feladataik vannak? Legtöbben erre azt válaszolják, hogy Hát, dolgozni!. De mit jelent ez pontosan? Mit jelent ez éppen akkor? Mit jelent ez délután? Egyáltalán mi a munka annál a cégnél számára? Számos cégvezetővel történt beszélgetés során előtérbe a került, hogy a kollégák nem azt csinálják, amit kellene, nem akkor, amikor kellene. Ilyenkor gyakran felmerül a kérdés, hogy tisztában vannak-e egyáltalán, hogy mit kell tenniük, mikorra, hogyan, miért, stb. A tapasztalatok azt mutatják, hogy nem, illetve nem mindig.

Ez a bizonytalanság igen sok további probléma forrása lehet. Vegyük azt az esetet, amikor egy munkavállaló nem tudja pontosan, hogy mit kell csinálnia. Képzeljük csak el,egy irodai alkalmazott esetét. Egy irodában jönnek-mennek a kollégák, csörög a telefon, email érkezik, stb. Ilyenkor nagyon könnyen elterelődhet a dolgozó gondolata, egy-egy kérdés a kollégától könnyen kizökkentheti abból a folyamatból, amit éppen végez. A szakirodalomban találhatunk számos tanulmányt, mely azzal a témával foglalkozik, hogy a dolgozók mennyi időt töltenek ténylegesen a feladataik megoldásával, és mennyit vesztegetnek el különféle beszélgetésekre, weblap böngészésre, stb. A szakirodalmak megemlítik azonban azt is, hogy érdekes módon, amikor a dolgozónak pontos feladatleírása van arról, hogy mit kell csinálnia pl. a következő egy órában, nehezebben kizökkenthető. Azok, akik a nap elején megtervezik a teendőiket, sokkal több feladatot tudnak elvégezni egységnyi idő alatt.

A rengeteg időveszteség, illetve a kihasználatlan kapacitás azonban csak a kisebbik hányada azoknak a problémáknak, amiket a nem megtervezett nap okoz. Amikor a munkavállaló nem tudja reggel, hogy hogy fog telni a napja, bizonytalanságot érez. Gyakran a nem megfogalmazott feladatokkal párhuzamosan a felelősségi körök sem tisztázottak. Tudja-e egy dolgozó, hogy egy adott problémával kihez forduljon, ki annak a témának a felelőse? Számos esetben előfordul, hogy két vezető egymással ellentétes utasítást ad. Ezek a legrosszabb helyzetek a munkavállaló szempontjából, hiszen nem tudja jól elvégezni a munkát, mert előre látja, hogy valamelyik vezető biztosan le fogja szidni. Gyakran azzal sincsenek tisztában az alkalmazottak, hogy az ő felelősségi körük meddig tart, mi az ő feladatuk, mi a másiké.

A cégvezetők gyakran gondolják, hogy az alkalmazottak önállóak, nem kell velük foglalkozni, kitalálják ők, hogy mit kell csinálniuk. De mit is jelent az önállóság, ha nem tudja, hogy mi a feladata, mit várnak el tőle, mit hogyan csináljon, stb.?

Ami megoldást jelenthet ebben a problémakörben, az az, hogy mindenki pontosan tudja, hogy mi a feladata, akár napokra, esetleg órára lebontva, de heti szinten mindenképpen. Tudnia kell, hogy mit várnak el tőle, mi lesz az ő produktuma, hogy fog ő hozzájárulni a cég fejlődéséhez, mi az ő szerepe a nagy képben. Abban a pillanatban, hogy ezt tudja, a következő kérdés, hogy minden feladatát tudja-e kontrollálni, hány olyan lépés van, ami nem tőle függ.

A Human Map Vezetéslélektani és Képességfejlesztő Intézet több ezer vezetői konzultáció és dolgozói felmérése segített megvilágítani, hogy az alkalmazottak felelőtlenségének, kapkodásának, bizonytalanságának forrása nagyon gyakran csak egy olyan kis apróság, hogy egyszerűen nem definiálta senki a számukra, hogy pontosan mi a feladatuk, és az hogy illeszkedik a többiek feladatához.

A cél az, hogy egyértelművé tegyük a cég összes dolgozója számára, hogy mi a feladata egy adott napon, ki adja neki a feladatokat, ő kinek delegál feladatot. Ezek után, bátran feltehetjük a kérdést az alkalmazottaknak reggelente: Miért jöttél ma be?